در فرآیند واردات، صادرات و ترخیص کالا، آماده‌سازی صحیح مدارک و مستندات یکی از مهم‌ترین مراحل انجام امور است. هرگونه نقص، اشتباه یا مغایرت در اسناد می‌تواند باعث توقف پرونده، افزایش زمان انجام تشریفات و ایجاد هزینه‌های اضافی برای صاحب کالا شود. به همین دلیل، بررسی و تکمیل مدارک پیش از ورود پرونده به مراحل بعدی اهمیت ویژه‌ای دارد.
در این بخش، مدارک و مستندات موردنیاز پرونده بر اساس نوع کالا، فرآیند تجاری و الزامات مربوطه بررسی می‌شود. اطلاعات موجود در اسناد مورد کنترل قرار گرفته و موارد ناقص یا نیازمند اصلاح شناسایی می‌شوند. سپس اقدامات لازم برای تکمیل مستندات و آماده‌سازی پرونده انجام می‌گیرد تا فرآیند اداری و گمرکی با نظم و دقت بیشتری ادامه پیدا کند.